Kör du din privata bil i tjänsten? Då är du inte ensam. Många företagare gör detta och har också möjlighet att fakturera kund för milersättning. Men hur gör man detta utan att det blir krångligt? I den här artikeln går vi igenom vad du behöver tänka på för att fakturera milersättning till kund på ett smidigt sätt. Vi tar upp allt från skattefria belopp till hur bokföringen ska se ut.
Förstå reglerna kring milersättning
Först och främst är det viktigt att du har koll på vad milersättning innebär. När du använder din privata bil i affärsärenden har du rätt att få ersättning. Skatteverket har fastställt ett skattefritt belopp för milersättning, vilket för närvarande ligger på 18,50 kronor per mil. Det är här det kan bli lurigt; om du fakturerar en kund för 50 kronor per mil kan det uppstå frågor om hur stor andel av detta som faktisk kan redovisas som skattefri ersättning.
Enligt Ingrid Ekström, auktoriserad redovisningskonsult, är det vanligt att företagare blandar ihop vad de faktiskt kostar att köra bil och det skattefria beloppet. Här är vad du bör tänka på: se till att vara tydlig med hur mycket du fakturerar och kom överens med din kund på förhand. Jo tydligare ni är, desto enklare blir det för båda parter.
Så fakturerar du rätt
När du ska fakturera milersättning till kund, följ dessa steg:
- Börja med att räkna ut antal mil som du har kört för uppdraget.
- Multiplicera antalet mil med det belopp du har kommit överens om att fakturera. Exempelvis: 10 mil x 50 kronor = 500 kronor plus moms.
- Beräkna sedan det skattefria beloppet: 10 mil x 18,50 kronor = 185 kronor. Detta belopp kan du ta ut som skattefritt från ditt företag.
En viktig sak att notera är att bensinkostnaden inte ska tas upp som en separat post. Istället ska detta kompenseras genom det skattefria beloppet. Därför, när kunden betalar in beloppet, se till att bokföra det rätt, oavsett om du använder kontantmetoden eller fakturametoden.
Bokföring av milersättning
När du bokför milersättningen, följ dessa anvisningar:
- Konto 3041 kredit med 500 kronor (det belopp du fakturerat)
- Konto 2611 kredit med 125 kronor (moms 25 % på det fakturerade beloppet)
- Konto 1930 debet med 625 kronor (totalt belopp som betalas in)
När du sedan tar ut den skattefria milersättningen, bokför detta så här:
- Konto 7331 debet med 185 kronor (skattefri milersättning)
- Konto 1930 kredit med 185 kronor
Resterande belopp, det vill säga 315 kronor, blir en vanlig intäkt i firman som läggs till företagets resultat och blir därmed skattepliktigt.
Att tänka på
En annan viktig aspekt är behovet av en körjournal. Du måste kunna visa att resan har ett syfte kopplat till uppdraget, vilket inkluderar datum, mätarställning och antal körda mil. Denna körjournal fungerar som en verifikation som kan begäras av Skatteverket om du skulle bli granskad.
Kom också ihåg att du kan få ersättning för parkering och tullavgifter utöver milersättningen om du haft dessa utgifter. Dessa utlägg drar du av som vanliga kostnader. Genom att vara tydlig med dessa kostnader och ha allt dokumenterat kommer du att ha lättare att navigera genom bokföringen och faktureringen.
Fakta kring avdrag och skattefrihet
Enligt Skatteverket har du möjlighet att göra avdrag för resekostnader i din privata inkomstdeklaration. Om dina kostnader överstiger 11 000 kronor per år, kan du alltså dra av dessa, men det kräver att du har körjournaler som styrker detta. Det är oftast mer lönsamt att ta ut milersättningen genom företaget för att minimera det skattepliktiga underlaget.
För att sammanfatta, det är det bästa valet att fakturera milersättning till kund via företaget eftersom det också ger en minskad bolagsskatt. Avståndet mellan din bostad och arbetsplats måste vara minst 5 kilometer och du bör kunna styrka att du gjort en tidsvinst genom bilresan, annars kan Skatteverket förvänta sig att du informerar om varför du valt att använda bil istället för kollektivtrafik.
Här är en sammanställning av de viktigaste punkterna att tänka på när du fakturerar milersättning till kund:
- Ha alltid en tydlig överenskommelse med kunden.
- Ha en ordentlig körjournal som kan styrka dina resor.
- Var medveten om det skattefria beloppet som gäller.
- Dokumentera alla milersättningar och andra utgifter noggrant.
Genom att följa dessa steg kan du enklare och smidigare fakturera milersättning till kund utan krångel!